Het Corona virus heeft al weken grip op onze samenleving. Het afstand houden, handen wassen en niezen/hoesten in ons elleboog is voor velen inmiddels een gewoonte geworden. Hetzelfde geldt voor thuiswerken; veel medewerkers hebben hun collega’s al weken niet gezien. Hoewel medewerkers in cruciale beroepen en vitale processen al die tijd wel naar hun werk ‘moesten’, werd er van werknemers in andere branches verwacht zoveel mogelijk thuis te werken. Nu, na twee maanden thuiswerken, gaan er steeds meer mensen weer naar kantoor. De terugkeer naar kantoor roept de nodige vragen op bij medewerkers, merken onze hr-professionals die gedetacheerd zijn bij de klant. Hieronder de vijf meest gestelde vragen (én antwoorden) die nu spelen over de terugkeer naar kantoor in verband met het Corona virus.
Kunnen medewerkers verplicht worden om terug te keren naar kantoor?
Werkgevers kunnen hun medewerkers vragen om terug te keren naar kantoor. Hiervoor moet wel een goede reden zijn én het moet mogelijk zijn om veilig te werken in een gezonde werkomgeving. Wanneer een medewerker niet naar kantoor wil komen, dan kan dit gezien worden als werkweigering. In dat geval moet de werknemer kunnen aantonen waarom hij/zij niet in staat is om naar kantoor te gaan. Dit geldt uiteraard niet voor medewerkers die tot de risicogroep behoren. Werknemers die samenwonen met een chronisch zieke, iemand die zwanger is of op een andere manier meer vatbaar is voor het virus kunnen rekenen op extra begrip van hun werkgever.
“Wanneer een medewerker niet naar kantoor wil komen, dan kan dit gezien worden als werkweigering”
De HR-professionals van Buro Payroll zijn gedetacheerd bij verschillende opdrachtgevers. Zij zien dat het per organisatie erg verschilt. De meeste collega’s werken volledig vanuit huis en kunnen de HR-werkzaamheden thuis ook prima oppakken. Veelal wordt de mogelijkheid geboden om op vrijwillige basis terug te keren. Een aantal collega’s zijn dan ook weer actief op locatie, maar bij deze terugkeer worden er per organisatie andere richtlijnen gebruikt. Van iedere werkdag weer aanwezig zijn tot ingedeeld worden in shifts.
Welke medewerkers mogen weer verschijnen op de werkvloer?
Het is verstandig om vóór de terugkeer naar kantoor goed te bedenken in welke volgorde dat gaat gebeuren. Zijn er bijvoorbeeld teams waar dingen echt mislopen door het op afstand werken? Of zijn er groepen geweest die ook tijdens de Corona maatregelen vanuit kantoor werkte omdat dit niet anders kon? In dat geval is het uiteraard verstandig om deze medewerkers voorrang te geven.
De terugkeer op vrijwillige basis biedt daarnaast ook uitkomst voor veel medewerkers. Veel mensen hebben zich minder goed kunnen focussen op hun werkzaamheden omdat zij naast hun werk ook het onderwijs op pijl moesten houden voor kinderen. In dat geval kan een dag vanuit kantoor werken, voelen als een verademing! Stem dit goed af met alle medewerkers, om grote drukte op de werkvloer te voorkomen.
Hoe kan de 1,5 meter afstand gewaarborgd worden bij de terugkeer naar kantoor?
De 1,5 meter afstand waarborgen is voor veel bedrijven een flinke uitdaging. Helemaal wanneer alle medewerkers weer terugkeren naar kantoor. Om die reden is het verstandig om niet iedereen op hetzelfde moment te laten terugkeren. Uiteraard is het niet mogelijk om zonder overleg de werktijden aan te passen en van de werknemers te verwachten dat zij nu vroeger in de ochtend of ’s avonds komen werken. Om die reden kan het verstandig zijn om medewerkers gefaseerd de mogelijkheid te geven om terug te keren. Bepaalde afdelingen op vaste dagen in te delen of bijvoorbeeld gebruik te maken van de terugkeer naar kantoor op inschrijving. Op deze manier wordt er eenvoudig voorkomen dat er teveel medewerkers tegelijk aanwezig zijn op de werkvloer.
Naast de hoeveelheid personen in een ruimte, is het belangrijk om iedereen er bewust van te maken dat zij ook op de werkvloer 1,5 meter afstand houden. Hiervoor is het van belang dat het duidelijk zichtbaar is voor iedereen die het pand betreedt. Er is dus een grote kans dat de werkvloer opnieuw moet worden ingericht voordat er medewerkers terugkeren. Zorg voor visuele aanwijzingen. Hiermee kan zichtbaar gemaakt worden wat de looproutes zijn en welke werkplekken gebruikt mogen worden. Daarnaast kan het verstandig zijn om de werkplekken te scheiden door bureauschermen. Deze schermen verminderen niet alleen de besmettingskans, ze zijn vaak ook eenvoudig te verplaatsen en werken geluiddempend.
Voor kleinere organisaties is het eenvoudiger om bepaalde werkplekken aan te duiden als ‘bruikbaar’ en andere werkplekken te markeren als ‘onbruikbaar’. Op deze manier kan eenvoudig voldoende afstand gehouden worden, zonder grote veranderingen aan de inrichting van het kantoorpand.
Wie is er verantwoordelijk voor een schone werkplek?
In principe is de werkgever verantwoordelijk voor een schone werkplek. Niet alleen de bureaus, maar ook toetsenborden, telefoons die door meerdere personen gebruikt kunnen worden en andere contactoppervlakken zoals deurklinken dienen dagelijks gereinigd te worden. Uiteraard kan een werkgever hierin medewerking vragen van medewerkers. Wanneer iedereen zijn/haar eigen gebruikte werkplek reinigt met reinigingsmiddelen die gefaciliteerd zijn, draagt iedereen bij aan de hygiëne op de werkvloer.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor een organisatie?
- Het is belangrijk dat organisaties zich houden aan de richtlijnen van het RIVM. Wordt er verwacht dat medewerkers terugkeren naar de werkvloer? Dan dient er duidelijk gecommuniceerd te worden dat medewerkers zelfs bij de kleinste klachten thuis moeten blijven. Als iemand verkouden is, dan blijft diegene thuis. Heeft een medewerker zelf óf een persoon uit hetzelfde huishouden milde klachten én koorts? Dan blijft het hele huishouden thuis.
- Desinfectie- en ontsmettingsmiddelen zijn onmisbaar! Zorg bijvoorbeeld dat er bij de entree een desinfectie zuil staat, zodat iedereen die het gebouw in- en uitgaat hun handen kunnen reinigen.
- Is het noodzakelijk om met de lift naar de juiste etage te gaan? Dan is het van belang dat ook hier 1,5 meter afstand gehouden word. Dit betekent dat er dus minder mensen tegelijk in de lift mogen. Verder is het raadzaam om niet in elkaars richting te ademen, dus het is verstandig om met het gezicht richting de wand te wachten op de bestemmingsverdieping. Is er een trap aanwezig? Overweeg dan om met de trap naar uw werkplek te gaan.
- Ook op de werkplek zelf is het van belang dat er desinfectiemiddelen beschikbaar zijn. Daarnaast moet er voldoende afstand zijn tussen de verschillende werkplekken. Het is raadzaam om voor iedere medewerker een vaste werkplek aan te houden met een eigen laptop, toetsenbord en muis zodat deze door niemand anders gebruikt wordt. Laat de medewerkers hun eigen werkplek reinigen aan het einde van de werkdag, zodat zij ook op kantoor bewust blijven van het besmettingsgevaar en niet gemakzuchtig worden.
- Goede ventilatie is van belang. In kleine, afgesloten ruimtes blijven virusdeeltjes in de lucht rondhangen waardoor kans op besmetting wordt vergroot. Bij de ventilatie is het belangrijk dat er ‘verse’ lucht van buiten komt. Bij circulatie van de lucht is de kans groot dat de virusdeeltjes door de filters heengaan.
- Een kletspraatje bij het koffiezetapparaat kan nog steeds, want hoe fijn is het om collega’s weer eens te kunnen spreken na het wekenlang thuiswerken?! Houd hierbij wel de anderhalve meter afstand in acht. Daarnaast is het van belang dat het koffiezetapparaat na gebruik wordt gereinigd. Ditzelfde geldt voor de deurklinken, drukknoppen andere contactoppervlakken op de werkvloer.