De 1,5-meter-samenleving lijkt ook voor de komende periode het nieuwe ‘normaal’. In drukke gebieden zoals supermarkten en winkels blijven de speciale looproutes uitgezet. In restaurants zijn we inmiddels verplicht om contactgegevens achter te laten. Ook binnen het bedrijfsleven zijn er de afgelopen periode verschillende maatregelen genomen om te kunnen voldoen aan de 1,5 meter afstand.
Het advies blijft nog steeds gelden: zoveel mogelijk thuiswerken, óók na 1 september. Hoewel de meningen over het velen thuiswerken uiteenlopen, merken wij dat steeds meer medewerkers behoefte hebben om weer gedeeltelijk terug te keren naar kantoor. Tegenover een collega plaatsnemen en non-verbale communicatie kunnen oppakken, wat via een Teams of Zoom bespreking veel lastiger is.
Werkplekken reserveren
Verschillende organisaties willen medewerkers de mogelijkheid geven om waar nodig vanuit kantoor te werken. Veelvoorkomende vragen die wij hierover horen zijn: Hoe kunnen we voorkomen dat er teveel medewerkers tegelijk op de werkvloer aanwezig zijn? En: Hoe weten medewerkers en de HR-afdeling of er nog een bureau beschikbaar is om vanuit kantoor te kunnen werken? Om de terugkeer naar kantoor zo goed mogelijk te stroomlijnen, kunnen er verschillende richtlijnen worden gehanteerd. Vaste kantoordagen voor bepaalde teams of bijvoorbeeld onderling afstemmen wie op welke dag de thuiswerkplek inruilt voor een bureau op kantoor.
Door medewerkers een werkplek te laten reserveren, wordt het voor iedereen direct inzichtelijk hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn op kantoor. Op deze manier zijn er nooit teveel medewerkers aanwezig én het is mogelijk om het maximaal aantal werkplekken te benutten.
Werkplek reserveren via AFAS
Maakt uw organisatie, net als Buro Payroll, gebruik van AFAS? Dan is het mogelijk om medewerkers via InSite een werkplek te laten reserveren. Het reserveringssysteem voor werkplekken wordt door middel van cursusmanagement ingericht in de AFAS omgeving. Hierin staat het maximaal aantal werkplekken weergegeven, waarbij de RIVM-maatregelen gewaarborgd blijven. Het reserveringssysteem is in te zetten op verschillende manieren, bijvoorbeeld per kantoorpand, per bedrijfsruimte of bijvoorbeeld per etage.
Hoe reserveer ik een werkplek via AFAS?
Het reserveringssysteem wordt ingericht via AFAS en medewerkers kunnen inloggen via AFAS InSite om een werkplek te reserveren. Via InSite zijn de beschikbare dagen zichtbaar, waarachter het maximaal aantal werkplekken gekoppeld zijn. Zodra een medewerker een reservering maakt voor een werkplek, wordt het aantal beschikbare werkplekken automatisch bijgewerkt.
De gereserveerde werkplek wordt weergegeven in een overzicht zodat medewerkers altijd inzicht hebben in hun reservering. Komt een gereserveerde kantoordag toch niet helemaal goed uit? Dan is het uiteraard mogelijk om deze te annuleren zodat de werkplek weer beschikbaar is voor een andere collega.
Wanneer er behoefte is aan meer grip op de gereserveerde werkplekken, dan is het mogelijk om deze eerste goed te laten keuren. Door middel van een ingestelde workflow kan de aanvraag voor een reservering bijvoorbeeld eerst ter goedkeuring naar de hr-afdeling of de betreffende teammanager gestuurd worden.
Zelf aan de slag met een reserveringssysteem voor het reserveren van een werkplek via AFAS InSite? Wij vertellen graag meer over onze ervaringen en de aanpak!