Het (blijvend) binden van goed personeel is voor veel organisaties een grote uitdaging. Zodra er een goede medewerker ‘aan boord is gekomen’, dan is het natuurlijk de wens om deze collega zo lang mogelijk binnen de organisatie te houden. Goede onboarding zorgt ervoor dat personeel zich sterker verbonden voelt met de organisatie waar zij komen te werken. Hierdoor zijn medewerker vaak ook meer tevreden over hun nieuwe baan.
Als gevolg van het corona virus is (deels) thuiswerken steeds meer de norm geworden, waardoor de binding met een nieuwe organisatie steeds lastiger wordt. Hoewel onboarding normaliter al een belangrijk onderwerp is, kan het geen kwaad om juist nu meer focus te leggen op de instroom van nieuwe collega’s.
Wat houdt onboarding in?
Onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel productief kunnen zijn voor een organisatie. Wanneer dit instroom-proces goed wordt aangepakt, zullen nieuwe medewerkers meer betrokken zijn bij de organisatie waar zij komen te werken en is de kans op vertrek kleiner.
Bij de onboarding gaat het niet alleen om een rondleiding door het kantoorpand en het leren kennen van directe collega’s. Ook de organisatiecultuur, de visie, missie en samenwerking zijn belangrijke onderwerpen bij onboarding.
De onboarding kan op verschillende manieren worden aangepakt, van eenvoudig tot heel uitgebreid. Moeite met een goede onboarding van nieuwe medewerkers tijdens de coronacrisis? Hieronder een aantal tips die zullen bijdragen aan een warm welkom van nieuwe collega’s:
Maak de onboarding persoonlijk
Vrijwel direct na het tekenen van het arbeidscontract begint de onboarding. Na het tekenen van het contract duurt het meestal een aantal dagen tot weken voordat de nieuwe medewerker daadwerkelijk gaat starten. Het is verstandig om juist in die ’tussenfase’ aangehaakt te blijven bij de nieuwe medewerker. Nodig hem/haar uit voor een (digitale) vrijdagmiddagborrel, zodat het gevoel bij de organisatie alvast kan groeien. Wanneer er bedrijfsinformatie of bijvoorbeeld een ‘smoelenboek’ beschikbaar is, stuur deze dan alvast toe. Op deze manier heeft de nieuwe medewerker alvast wat achtergrondinformatie waarin hij/zij zich kan verdiepen.
Vlak voor de eerste werkdag is het belangrijk dat de benodigde spullen klaar liggen voor de nieuwe medewerker. Zorg ervoor dat de laptop, telefoon en ook de toegang tot alle systemen geregeld zijn, zodat de nieuwe medewerker hier zelf niet achteraan hoeft op de eerste werkdag. Een kleine attentie zoals een persoonlijk kaartje, een dagstart met het nieuwe team of bijvoorbeeld een thuiswerk-pakket zorgt ervoor dat de medewerker zich direct gewaardeerd voelt.
Werk met een buddy
Het buddysysteem is al lange tijd een populair onderdeel bij onboarding. Door de nieuwe medewerker te koppelen aan een collega binnen de organisatie, kan hij/zij met alle vragen terecht bij iemand. Kies een ervaren collega, het liefst uit hetzelfde team, als buddy. De ervaren medewerker kan namelijk niet alleen algemene vragen beantwoorden, ook inhoudelijke vragen worden op deze manier grotendeels getackeld. Dankzij een buddy zullen nieuwe collega’s de drempel minder hoog ervaren om allerlei kleine vragen te stellen, daar is de buddy tenslotte voor!
Ook in tijden van corona is het buddysysteem goed in te richten voor de instroom van nieuwe collega’s. Vervang de persoonlijke 1-op-1 gesprekken bijvoorbeeld door videobellen. Dankzij de mogelijkheden via onder andere Microsoft Teams, is het mogelijk om het scherm te delen waardoor meekijken met de ander geen enkel probleem hoeft te zijn. Op dit moment laten verschillende organisaties de medewerkers weer met mondjesmaat toe op de werkvloer. Geef instromende medewerkers en hun buddy in dit geval de mogelijkheid om elkaar op kantoor te ontmoeten, om ook op de werkvloer de sfeer te kunnen proeven.
Plan contactmomenten in
Juist door het thuiswerken kan het voorkomen dat nieuwe collega’s door de bomen het bos niet meer zien. Om te voorkomen dat nieuwe instromers gaan ‘zwemmen’ en niet meer weten welke richting zij op moeten denken, zijn vaste contactmomenten onmisbaar. Doe dit niet enkel op vrijdag aan het eind van de middag! De werkweek loopt dan op zijn eind en na het weekend is het lastiger om de motivatie weer terug te halen waarmee een week is geëindigd.
Uiteraard is de vrijdagmiddag wel een goed moment om te evalueren en concluderen wat er meegenomen moet worden naar de weekstart. Deze kan het best zo vroeg mogelijk in de week gepland worden. De contactmomenten zijn juist in de eerste weken belangrijk, nieuwe collega’s blijven betrokken en voelen zich gehoord waardoor eventuele struikelblokken eerder aan het licht komen.
Spreek verwachtingen naar elkaar uit
Één van de belangrijkste onderwerpen tijdens onboarding is het uitspreken van verwachtingen. Deze verwachtingen kunnen op verschillende manieren uitgesproken worden en is in tijden van het velen thuiswerken extra belangrijk. Bij de start van een nieuwe collega kan dit een open gesprek zijn over de functie-inhoud en de verantwoordelijkheden die hierbij komen kijken. Zorg dat er tijdens dit gesprek direct een aantal taken klaarstaan waarmee de nieuwe medewerker aan de slag kan.
Blijf ook na de eerste weken verwachtingen naar elkaar uitspreken; Wanneer zijn bepaalde deadlines? Wanneer verwacht iemand terugkoppeling? Door deze verwachtingen uit te spreken ontstaat er duidelijkheid, ook wanneer het niet mogelijk is om bij elkaars bureau langs te lopen.
Neem (corona) onzekerheden weg waar mogelijk
Veel mensen prijzen zich gelukkig als zij in deze periode een nieuwe baan vinden. Toch brengt het coronavirus ook de nodige onzekerheid met zich mee. Hoe vind ik mijn draai in een nieuwe organisatie vanuit huis? En kom ik mijn proeftijd wel door?
Neem nieuwe medewerkers mee in de status van uw organisatie. Door openheid te geven over de gevolgen van corona op het bedrijf, kunnen er eenvoudig onzekerheden worden weggenomen.
Aan de slag met onboarding!
Hoewel de corona crisis al genoeg uitdagingen met zich meebrengt, hoeft het niet per se een negatieve uitwerking te hebben op de onboarding. Ga aan de slag met bovenstaande punten en zorg er júist nu voor dat alle handleidingen, regels en richtlijnen met betrekking tot de instroom (digitaal) vastgelegd worden. De komende jaren zal de organisatie hier juist profijt van hebben en bij wijzigingen is het slechts een kwestie van aanpassingen doen. Hulp nodig? De collega’s van Buro Payroll staan klaar om uw organisatie te ondersteunen!
