Het implementeren van een nieuw HR-systeem is een uitdagend proces dat nauwkeurige planning en deskundige begeleiding vereist. Onze collega Marlot Peerdeman kreeg de taak als HR-consultant om ondersteuning te bieden bij de overstap van Youforce naar AFAS. Een verandering die zowel kansen als obstakels met zich meebracht. In dit artikel lees je hoe zij deze overgang succesvol heeft begeleid, welke uitdagingen zij tegenkwam en hoe samenwerking de sleutel bleek tot een geslaagde implementatie.
De overstap van Youforce naar AFAS
Toen de klant besloot over te stappen van Youforce naar AFAS, ontstond er een duidelijke behoefte aan ondersteuning bij deze transitie. Marlot verteld: “Mijn opdracht was om de overgang in goede banen te leiden en mijn kennis over AFAS te delen met de organisatie. Daarnaast kreeg ik de verantwoordelijkheid om de personeelsadministratie op orde te brengen, zodat de organisatie met een solide basis binnen het nieuwe systeem kon werken.”
De aanvang en looptijd van het project
Aanvankelijk was het project gepland voor een periode van vier maanden, van november tot en met februari. De focus lag op de implementatiefase van AFAS en het soepel laten verlopen van de overgang. Gaandeweg bleek echter dat de situatie complexer was dan verwacht en dat er meer tijd nodig was om de systemen en processen volledig te stabiliseren. Uiteindelijk heeft Marlot niet vier maanden ondersteuning geboden, maar is het project verlengd tot maar liefst een jaar en vier maanden.
De resultaten van de implementatie
“Ondanks de uitdagingen en de soms chaotische omstandigheden, is het ons gelukt om structuur en stabiliteit te brengen. Samen met mijn collega’s heb ik ervoor gezorgd dat de overgang naar AFAS succesvol werd afgerond en dat de HR-processen binnen het systeem optimaal functioneren. Mijn doorzettingsvermogen en de sterke samenwerking binnen het team speelden hierbij een cruciale rol.”, aldus Marlot.
Trots op een sterk team
Zij vervolgd haar verhaal: “Wat mij het meest trots maakt, is het team waarmee ik heb samengewerkt. De transitie en livegang waren geen gemakkelijke opgaven; er waren momenten waarop het een echte strijd was om alles op de juiste manier te implementeren. Toch hebben we, door onderlinge samenwerking en heldere communicatie, alle obstakels overwonnen. Het geeft enorm veel voldoening om te zien hoe we samen een verschil hebben gemaakt.”
Onverwachte uitdagingen en sterkere samenwerking
Op de vraag of nog onverwachte bijzonderheden waren bij deze opdracht, vertelt Marlot: “Tijdens de opdracht kwamen we voor verschillende onverwachte uitdagingen te staan. Er was weerstand binnen de organisatie en er speelden technische complicaties, wat de implementatie bemoeilijkte. Dit heeft ertoe geleid dat mijn inzet langer nodig was dan oorspronkelijk gepland. Maar juist deze uitdagingen hebben ervoor gezorgd dat het HR-team enorm hecht is geworden. We hebben niet alleen een werkend systeem neergezet, maar ook een sterke samenwerking opgebouwd die nog lang zal blijven bestaan.”
Bij Buro Payroll verdiepen we ons continu in de nieuwste ontwikkelingen binnen ons vakgebied. Dit artikel is geschreven door onze HR-specialist Marlot Peerdeman, die inmiddels ruime ervaring heeft met het bieden van HR-ondersteuning tijdens AFAS-implementaties. Staat jouw organisatie voor een soortgelijke uitdaging of heb je ondersteuning nodig bij een specifiek HR-thema? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. We helpen je graag verder!