De zomervakantie komt er weer aan! Een periode waarin de meeste medewerkers hun verlofaanvragen doen. Dit is ook een moment waarop medewerkers hun verlofsaldo onder de loep gaan nemen en wellicht vragen hebben over de opbouw en vervaltermijnen. Om goed voorbereid te zijn op deze vragen, hebben wij en aantal zaken op een rij gezet. Maakt jullie organisatie gebruik van AFAS software? Dan kunnen de inrichtingstips voor verlof in AFAS waardevol zijn!
Hoeveel verlofrecht hebben medewerkers?
Jaarlijks bouwen medewerkers een verlofsaldo op dat gelijk is aan 4 keer de contracturen per week (dit kan per sector verschillen). Dit zijn de wettelijke verlofdagen. Daarnaast kan de werkgever extra verlofdagen geven per jaar, deze dagen worden bovenwettelijke verlofdagen genoemd. Het verlofrecht wat een medewerker opbouwt, wordt vastgelegd in de CAO. Heeft een bedrijf geen CAO? Dan zijn deze verlofdagen vastgelegd in de arbeidsvoorwaarden / overeenkomst, een personeelshandboek of soortgelijk document.
0-uren contract:
Bij een nul-urencontract werkt de medewerker geen vast aantal uren per week. In de praktijk bouwt hij/zij daarom vaak per gewerkt uur een percentage van een verlof uur op.
Wanneer komen verlofdagen te vervallen?
Sinds 2012 is er in de wet vastgelegd dat werkgevers de medewerkers de mogelijkheid moet geven om minimaal de wettelijke verlofdagen op te nemen. Daarnaast zijn er in de wet vervaltermijnen opgenomen voor de wettelijke- en bovenwettelijke verlofdagen. De wettelijke verlofdagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar van opbouw. Heeft een medewerker van 2021 nog 5 wettelijke verlofdagen niet opgenomen? Deze moeten dan opgenomen worden vóór 1 juli 2022, anders komen deze te vervallen.
De bovenwettelijke verlofdagen kennen een langere verjaartermijn, deze dagen vervallen 5 jaar na het kalenderjaar van opbouw. Heeft de medewerker nog bovenwettelijke dagen over die in 2017 zijn opgebouwd? Dan verjaren deze in 2023 en kunnen de vakantiedagen dus opgenomen worden tot en met 31 december 2022! Er kunnen afwijkende afspraken vastgelegd zijn in de CAO.
Inzicht in het verlofsaldi incl. vervaltermijnen:
Geef medewerkers via AFAS InSite (ESS) inzicht in hun verlofsaldo per verloftype inclusief de vervaltermijnen via een weergave of dashboard onder ‘Mijn Verlof’
Meldingsplicht over vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen
De werkgever moet haar medewerkers informeren over de vervaltermijnen van de verlofdagen. Ook de gevolgen van het niet opnemen hiervan moet gecommuniceerd worden. Wanneer deze informatie over het vakantierecht niet gedeeld wordt met de medewerkers dan behoudt de medewerker zijn/haar recht op de wettelijke vakantiedagen. Ook na het aflopen van de vervaltermijn. Dit houdt in dat de vakantiedagen pas vijf jaar na het opbouwen komen te vervallen.
Het is daarom belangrijk om medewerkers tijdig te informeren over de vervaldatum van het wettelijke verlof. Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig geautomatiseerd worden door middel van een e-mail en/of via een signaal in de software. Dit kun je (laten) inrichten in je HRM software van AFAS (of andere) en de medewerker te laten reageren dat het bericht gelezen is.
Via AFAS Profit – signaal Medewerker/Verlofsaldo wettelijk verlof:
Dit signaleert dat een medewerker nog een verlofsaldo van het wettelijke verlofrecht heeft, dat vervalt na het eerste halfjaar volgend op het betreffende verlofjaar. Dit signaal wordt 3 maanden voor de vervaldatum gegenereerd.
Voorbeeld van een signaaltekst:
Medewerker Piet Janssen (01208) heeft nog verlof openstaan van 40 uur, voor de verlofsoort ‘Wettelijk verlof 20XX’.
Dit verlof vervalt op 30-06-20XX.
In dit voorbeeld wordt het signaal 3 maanden voor de vervaldatum gedaan. Je kunt er ook voor kiezen om dit eerder te doen en wellicht te herhalen na een bepaald termijn.
Op deze manier voorkomt de organisatie dat medewerkers te weinig rustmomenten van hun werk nemen. Uiteraard kan er ook een artikel in de arbeidsovereenkomst gewijd worden aan het vervallen van (wettelijke) verlofdagen. Zo zijn medewerkers vooraf altijd geïnformeerd.
Zijn er ook uitzonderingen op de informatieplicht?
Ja, er zijn een aantal uitzonderingen op de informatieplicht over het vervallen van de wettelijke vakantie uren / dagen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld op non-actief is gesteld met behoud van salaris, dan is het niet verplicht om deze medewerker op de hoogte te stellen. De vakantiedagen moeten namelijk ‘nuttig’ zijn en de medewerker de mogelijkheid geven om tot rust te komen van werk.
Mag een medewerker verlofdagen kopen of verkopen?
Tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst mag de medewerker de wettelijke verlofdagen niet verkopen. Bij het beëindigen van een dienstverband kunnen de resterende uren van de wettelijke verlofdagen echter wel in geld worden omgezet. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen wel gedurende het dienstverband verkocht worden als dit zo is afgesproken in het arbeidscontract, personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenreglement of staat beschreven in de cao. Een medewerker kan wel extra verlofdagen kopen. Deze gekochte uren of dagen kunnen alleen geboekt worden op het bovenwettelijk verlofsaldo. Ook dit moet in een officieel document zijn beschreven.
Hulp nodig op de HR afdeling voor de personeels- of salarisadministratie? Neem dan contact met ons op via info@buropayroll.nl. Of hulp nodig bij de inrichting van AFAS Profit | InSite | OutSite? Bij ons label Peopletrack kunnen de AFAS Experts helpen. Stuur een e-mail naar info@peopletrack.nl.